E-Mail-Vorlagen zum Anfordern von Bewertungen: Fünf Muster für Praxis, Kanzlei und Beratung

Eine Coachin hat ihren Prozess mit einem Klienten abgeschlossen. Sie möchte um ein Testimonial bitten, weiß aber nicht, wie sie es formuliert, ohne zu bedrängen. Die Nachricht muss kurz sein, persönlich klingen und deutlich machen, dass ein Nein in Ordnung ist. Solche Nachrichten zu schreiben fällt vielen schwer, obwohl die Bitte selbst selten als unangenehm empfunden wird.

Dieser Beitrag bietet fünf Vorlagen für Praxis, Kanzlei und Beratung, dazu Hinweise, worauf Sie vor dem Versand achten sollten.

Warum eine persönliche E-Mail sinnvoll ist

Eine E-Mail erreicht Menschen, wenn sie in Ruhe lesen können. Sie sind nicht auf eine spontane Entscheidung am Empfang angewiesen, und die Person kann den Link öffnen, wenn es passt. Außerdem können Sie den Zeitpunkt selbst bestimmen und den Ton auf die Person abstimmen.

Wichtig für Praxen, Kanzleien und Beratungen: Eine Einladung verrät, dass die Person bei Ihnen in Behandlung oder Beratung war. Lesen Sie den Abschnitt „Datenschutz und Zustimmung“ unten, bevor Sie eine E-Mail verschicken.

Die Bausteine einer guten Bitte

1. Eine persönliche Ansprache

Nennen Sie den Namen und bringen Sie einen Bezug zur Zusammenarbeit, ohne Details preiszugeben. In Praxen und Kanzleien genügt „vielen Dank für Ihr Vertrauen“.

2. Ein klarer Grund

Erklären Sie kurz, warum Sie fragen: weil Rückmeldungen Ihnen helfen und anderen Orientierung geben.

3. Geringer Aufwand

Nennen Sie den Aufwand ehrlich, zum Beispiel „das dauert etwa zwei Minuten“.

4. Ein direkter Link

Jeder zusätzliche Klick kostet Antworten. Den Link zu Ihrem Formular kopieren Sie in Mocha in der Space-Navigation mit „Link kopieren“. Er führt ohne Konto direkt zum Formular, in dem Bewertende die Einwilligung bestätigen.

5. Ein ehrliches Danke

Bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit und für die Zeit, die die Person sich nimmt. Machen Sie deutlich, dass die Bewertung freiwillig ist.

Die Einladung, die Mocha selbst verschickt, hat einen festen Text. Ihre eigene Nachricht schreiben Sie in Ihrem Mailprogramm und fügen den Link ein. Die Vorlagen unten sind dafür gedacht.

Fünf Vorlagen

Vorlage 1: Nach der Behandlung in einer Praxis

Betreff: Eine kleine Bitte nach Ihrem Besuch

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Erfahrung in unserer Praxis in einer kurzen Bewertung mitteilen. Bitte schreiben Sie nichts zu Ihrer Behandlung oder Diagnose, es geht uns um Ihren Eindruck von Empfang, Team und Atmosphäre. Das Formular dauert etwa zwei Minuten: [Link]

Die Bewertung ist freiwillig, und Sie können vor dem Absenden festlegen, dass Ihr Name nicht angezeigt wird.

Freundliche Grüße [Name der Praxis]

Vorlage 2: Nach Abschluss eines Mandats in einer Kanzlei

Betreff: Ihre Rückmeldung zu unserer Zusammenarbeit

Sehr geehrte Frau [Name],

wie im Abschlussgespräch besprochen schicke ich Ihnen den Link zu unserem Bewertungsformular. Wenn Sie möchten, teilen Sie uns kurz mit, wie Sie die Zusammenarbeit erlebt haben. Bitte nennen Sie keine Einzelheiten Ihres Falls: [Link]

Eine Bewertung ist freiwillig. Sie können auch wählen, dass Ihr Name nicht erscheint.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Vorlage 3: Nach dem Coaching oder einer Beratung

Betreff: Ihre Erfahrung mit unserer Zusammenarbeit

Guten Tag [Vorname],

es hat mir Freude gemacht, Sie bei [Thema in einem Wort] zu begleiten. Wenn Sie mögen, halten Sie in ein paar Sätzen fest, was sich für Sie verändert hat. Dazu hier ein paar Fragen zur Orientierung: Wie sah Ihre Situation vorher aus? Was hat sich im Prozess verändert? Was würden Sie jemandem sagen, der noch zögert?

Hier geht es zum Formular: [Link]

Vielen Dank, und alles Gute für die nächsten Schritte.

Herzlich [Name]

Vorlage 4: Freundliche Erinnerung

Betreff: Kurze Erinnerung

Guten Tag [Name],

ich möchte nur kurz an meine Bitte von letzter Woche erinnern. Wenn es gerade nicht passt, ist das völlig in Ordnung, und Sie müssen nichts weiter tun. Falls Sie doch Zeit haben: [Link]

Vielen Dank für Ihr Vertrauen.

Freundliche Grüße [Name]

Vorlage 5: Bitte um ein Video

Betreff: Möchten Sie Ihre Erfahrung im Video schildern?

Guten Tag [Vorname],

Ihre Rückmeldung hat mich sehr gefreut. Wenn Sie mögen, können Sie Ihre Erfahrung auch in einem kurzen Video von bis zu drei Minuten schildern. Sie nehmen es direkt im Browser auf, mit Ihrem Handy oder Computer, und können es vor dem Absenden ansehen und neu aufnehmen: [Link]

Sie müssen das nicht tun. Ein schriftlicher Text ist genauso willkommen.

Herzlich [Name]

Eine Videobitte passt eher zu Beratung und Coaching als zu Praxen und Kanzleien, denn Gesicht und Stimme sind besonders persönlich.

Das richtige Timing

• Praxis: am Ende der Behandlungsserie, nicht mitten in einer Behandlung.
• Kanzlei: nach Abschluss des Mandats, wenn die Zusammenarbeit beendet und die Sache erledigt ist.
• Beratung und Coaching: nach der letzten Sitzung oder nach einem Meilenstein.

Versenden Sie E-Mails lieber unter der Woche und zu einer Zeit, zu der Menschen Nachrichten lesen. Hier hilft ein Blick auf Ihre eigenen Erfahrungen mehr als eine Faustregel.

Datenschutz und Zustimmung

Hinweis: Dieser Abschnitt gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung.

• Zustimmung zur Kontaktaufnahme: Gerichte haben Bewertungsanfragen per E-Mail teilweise als Werbung eingestuft. Dann brauchen Sie eine Einwilligung. Am besten fragen Sie im Gespräch, ob eine E-Mail willkommen ist, und notieren die Antwort.
• Schweigepflicht: Vermeiden Sie im Betreff und Text alles, was Rückschlüsse auf Behandlung oder Fall zulässt. Wählen Sie neutrale Betreffzeilen.
• Einwilligung zur Veröffentlichung: Sie ist etwas anderes als die Zustimmung zur E-Mail. Bewertende bestätigen sie im Formular vor dem Absenden. Mehr dazu im Beitrag Einwilligung für Bewertungen richtig einholen.
• Keine Gegenleistung: Formulieren Sie das Dankeschön nie als „Bewertung gegen Rabatt“. Das widerspricht den Richtlinien der meisten Portale.

Häufige Fehler

1. Zu lange E-Mails: Halten Sie sich kurz, die Nachricht sollte in einer halben Minute gelesen sein.
2. Kein direkter Link: Wer erst suchen muss, bricht ab.
3. Falscher Ton: Schreiben Sie so, wie Sie im Gespräch sprechen würden, nicht wie in einem Formbrief.
4. Zu viel auf einmal verlangen: Bitten Sie um eine Sache, nicht gleichzeitig um Google-Rezension, Video und Referenzgespräch.
5. Mehrfach erinnern: Eine Erinnerung ist in Ordnung, weitere wirken wie Druck.
6. Details in die Nachricht schreiben: Nennen Sie weder Behandlung noch Fall noch Ergebnis.

Den Ablauf festhalten

Legen Sie einen Auslöser fest, halten Sie zwei oder drei Vorlagen bereit und notieren Sie, wer wann welche Nachricht verschickt. Für die Bewertungen selbst richten Sie in Mocha einen Space und das Sammelformular ein, geben eingehende Bewertungen frei und zeigen sie auf Ihrer Website. Wie Sie den Ablauf vereinfachen, ohne Schweigepflicht und Datenschutz zu vernachlässigen, steht im Beitrag Bewertungsanfragen automatisieren. Wer zusätzlich um Google-Rezensionen bittet, findet in der Anleitung zum Google Unternehmensprofil den Google-Button auf der Danke-Seite und den Import, und im Vergleich mit Google-Bewertungen, wo Google an Grenzen stößt.

Fazit

Der erste Schritt ist die Bitte selbst. Mit einer kurzen, persönlichen Nachricht, einem Link ohne Umwege und einem freundlichen Ton gelingt sie ohne Druck. Passen Sie eine Vorlage an Ihren Betrieb an und probieren Sie sie bei den nächsten drei Personen aus, bei denen Sie die Zustimmung zur E-Mail haben.