Einwilligung für Bewertungen richtig einholen: Muster und Ablauf

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Das Muster ist ein Ausgangspunkt, den Sie an Ihre Situation anpassen und im Zweifel von einer Anwältin, einem Anwalt oder Ihrer Datenschutzberatung prüfen lassen sollten. Stand: September 2026.

Sie bitten Patientinnen, Mandanten oder Kundinnen um eine Bewertung und möchten sie auf Ihrer Website zeigen. Damit veröffentlichen Sie personenbezogene Daten: einen Namen, einen Text und je nach Beruf Angaben zur Gesundheit oder zu einem Rechtsfall. Dafür brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung nach der DSGVO. Dieser Beitrag zeigt, woran Sie eine wirksame Einwilligung erkennen, wie der Ablauf aussieht und was in der Praxis schiefgeht.

Was eine wirksame Einwilligung ausmacht

Die DSGVO stellt in Art. 4 Nr. 11 und Art. 7 Anforderungen an eine Einwilligung. Für Bewertungen bedeuten sie:

• Freiwillig: Die Person kann ablehnen, ohne dass ihr dadurch ein Nachteil entsteht, etwa bei der Behandlung oder Beratung.
• Bestimmt und informiert: Die Person weiß, wer die Bewertung veröffentlicht, was genau erscheint (Sterne, Text, Name, Foto oder Video), wo sie erscheint und wie sie widerrufen kann.
• Aktiv: Ein Häkchen, das die Person selbst setzt. Vorausgewählte Felder genügen nicht.
• Nachweisbar: Sie müssen belegen können, dass und wozu eingewilligt wurde.
• Widerrufbar: Die Person kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, und das muss so einfach sein wie die Einwilligung selbst.

Enthält die Bewertung Angaben zur Gesundheit, verlangt Art. 9 DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung. Dann sollte der Text das auch so benennen.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Zweck festlegen. Wo soll die Bewertung erscheinen, auf Ihrer Website, in Widgets, in Ihren Social-Media-Kanälen? Mit welchen Angaben, und wie lange?
2. Einwilligungstext schreiben. Kurz, konkret und ohne Juristendeutsch. Das Muster unten hilft beim Einstieg.
3. Vor dem Absenden abfragen. Das Häkchen steht direkt am Formular, ist nicht vorausgewählt und verlinkt Ihre Datenschutzerklärung.
4. Nachweis speichern. Halten Sie Zeitpunkt und Wortlaut fest, den die Person bestätigt hat. Ändern Sie den Text später, legen Sie eine neue Version an und behalten die alte.
5. Bewertung vor der Veröffentlichung prüfen. Achten Sie auf Diagnosen, Rechtsfälle und Namen Dritter. Ändern Sie den Text nur mit Zustimmung der Person.
6. Widerruf ermöglichen. Nennen Sie einen einfachen Weg, zum Beispiel einen Link in der Bestätigungsmail oder eine E-Mail-Adresse, und setzen Sie einen Widerruf zeitnah um.
7. Fristen dokumentieren. Legen Sie fest, wie lange Bewertungen und Nachweise aufbewahrt werden, und tragen Sie das in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Ihre Datenschutzerklärung ein.

Muster für den Einwilligungstext

Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an Ihre Praxis, Kanzlei oder Beratung an:

Ich willige ein, dass [Name Ihrer Praxis] meine Bewertung (Sterne und Text) zusammen mit [meinem Vornamen und dem Anfangsbuchstaben meines Nachnamens] auf ihrer Website und in eingebundenen Bewertungs-Widgets veröffentlicht. Die Einwilligung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Die Bewertung wird dann entfernt. Weitere Informationen stehen in der [Datenschutzerklärung].

Bei Video- oder Fotobewertungen nennen Sie ausdrücklich, dass Bild und Ton veröffentlicht werden. Wollen Sie eine Bewertung zusätzlich in Social-Media-Kanälen nutzen, gehört auch das in den Text. Eine Einwilligung für „Werbezwecke aller Art“ ist zu unbestimmt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stellen Sie sich eine Physiotherapie-Praxis vor. Am Ende einer Behandlungsserie gibt die Empfangskraft einen Aufsteller mit QR-Code mit. Die Patientin scannt ihn und landet im Bewertungsformular.

Dort gibt sie Sterne, Text und Namen ein. Direkt darunter steht der Einwilligungstext mit einem Häkchen, das sie selbst setzen muss. Ohne Häkchen lässt sich die Bewertung nicht absenden.

In der Praxis liest die Inhaberin den Text vor der Freigabe. In einer Bewertung steht „nach meinem Kreuzbandriss“. Sie fragt zurück, ob die Patientin das so veröffentlicht sehen möchte. Die Patientin bittet um die Fassung ohne diesen Nebensatz, und erst danach geht die Bewertung online. Drei Wochen später widerruft eine andere Patientin per E-Mail. Die Praxis nimmt die Bewertung noch am selben Tag von der Website und notiert Datum und Kanal des Widerrufs.

Häufige Fehler

• Das Häkchen ist vorausgewählt oder die Einwilligung steckt versteckt im Behandlungsvertrag oder in den Geschäftsbedingungen.
• Der Text ist zu pauschal und nennt weder Ort noch Umfang der Veröffentlichung.
• Es gibt keinen Nachweis, nur einen Screenshot der Bewertung.
• Der Widerruf ist nur per Brief möglich oder niemand bearbeitet ihn.
• Die Bewertung bleibt nach dem Widerruf in Widgets, Zwischenspeichern oder Ausdrucken sichtbar.
• Der Text wird nachträglich geändert, ohne dass die Person zustimmt.
• Bewertungen von Kindern und Jugendlichen werden veröffentlicht, ohne zu klären, wer einwilligen kann. Das hängt vom Alter und von der Einsichtsfähigkeit ab. Im Zweifel veröffentlichen Sie solche Bewertungen nicht.

Den Widerruf umsetzen

Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Bewertungen, die bis dahin rechtmäßig veröffentlicht waren, bleiben davon unberührt, ab dem Widerruf müssen sie aber aus Ihren Kanälen verschwinden. Nehmen Sie die Bewertung von der Website und aus allen eingebundenen Widgets. Haben Sie sie außerhalb genutzt, zum Beispiel auf einem Flyer, entfernen Sie sie auch dort.

Notieren Sie, dass und wann eingewilligt und widerrufen wurde. Wie lange Sie diesen Nachweis aufbewahren, richtet sich nach Ihrer Situation. Klären Sie es mit Ihrer Datenschutzberatung und halten Sie die Frist schriftlich fest.

So bildet Mocha den Ablauf ab

Im Sammelformular von Mocha bestätigt die Person Ihren Einwilligungstext mit einem Pflicht-Häkchen. Mocha speichert dazu die Textversion und ihren Wortlaut, den Zeitpunkt sowie IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis. Alte Textversionen bleiben erhalten, das Einwilligungsprotokoll laden Sie als CSV herunter.

Wer eine E-Mail-Adresse angibt, erhält eine Bestätigung mit einem Widerrufslink. Nach einem Widerruf nimmt Mocha die Bewertung aus allen Widgets und hält den Widerruf fest. Mehr zum Formular erfahren Sie auf der Seite zum Sammelformular.

Den Wortlaut Ihres Einwilligungstexts legen Sie selbst fest und verantworten ihn. Mocha nimmt Ihnen die rechtliche Prüfung nicht ab.